MENYUSUN TRAINING NEED ANALYSIS (TNA)

Training need analysis

Training need analysis

Pelaksanaan training adalah suatu kegiatan investasi untuk mewujudkan SDM yang mapan dari segi pemikiran, sikap, dan keterampilan. Namun, upaya peningkatan kompetensi melalui training haruslah tepat sasaran. Artinya, pelaksanaan training harus sesuai dengan kebutuhan SDM yang ada di organisasi atau perusahaan tersebut. Sehingga pelaksanaan training bukan hanya kegiatan yg dijalankan hanya untuk menggugurkan kewajiban ataupun instruksi yang mungkin kurang mendasar.

Dalam hal memfasilitasi pelaksanaan training yang tepat sasaran, maka harus dilakukan sebuah Training Need Analysis (TNA). Dengan demikian, hasil TNA bisa menjadi dasar pelaksanaan training yang sesuai dengan kebutuhan SDM dalam meningkatkan performa. Upaya peningkatan kualitas SDM, bisa setara dengan peningkatan kualitas training yang diselenggarakan. Sedangkan kualitas training ditentukan dari kualitas analisa kebutuhan training. Melaksankan kegiatan TNA yang berkualitas maka harus melihat ruang lingkup pelaksanaan TNA agar berjalan sistematis dan mendapatkan data yang akurat.

Definisi

Secara umum, Training Need Analysis adalah proses analisa yang dilakukan untuk mengetahui faktor apa saja yang harus diperbaiki atau ditingkatkan didalam perusahaan agar kinerja karyawan meningkat. Dari kegiatan ini maka dapat menampilkan kesenjangan atau gap antara kinerja yang terjadi dengan kinerja yang diharapkan. Sebagaimana disampaikan sebelumnya bahwa Training adalah salah satu fasilitas untuk pengembangan kompetensi karyawan, maka kesenjangan / gap tersebut bisa hilangkan atau setidaknya dapat diminimalisir. Dari gap dari hasil analisa maka dapat membantu penyelenggara training (HRD atau Diklat) untuk memberikan program training yang tepat sasaran dalam meminimalisir gap kompetensi untuk mewujudkan produktivitas atau kinerja yang diharapkan.

Pelaksanaan kegiatan Training Need Analysis tentunya dilakukan dengan tujuan yang ingin dicapai. Adapun tujuan dari pelaksanaan kegiatan TNA adalah :

  • Sebagai informasi bahwa training adalah salah satu upaya peningkatan kompetensi dalam meningkatkan produktivitas kerja.
  • Sebagai data penetuan peserta training yang benar – benar tepat dan sesuai dengan kebutuhan.
  • Sebagai dasar dalam menyusun materi / silabus training, sehingga materi yang disampaikan berdampak pada peningkatan kompetensi yang benar – benar dibutuhkan.
  • Mengidentifikasi bahwa jenis pelatihan dan metode yang dipilih sesuai dengan tema atau materi pelatihan
  • memastikan bahwa penurunan kinerja atau pun masalah yang ada adalah disebabkan karena kurangnya pengetahuan, ketrampilan dan sikap-sikap kerja; bukan oleh alasan-alasan lain yang tidak bisa diselesaikan melalui pelatihan.
  • Sebagai dasar penyusunan anggaran training.

Peserta

Menentukan peserta merupakan salah satu hal yang krusial dalam menyusun program pelatihan. Penentuan peserta dalam hal ini termasuk dengan fasilitator / trainer dalam pelatihan tersebut. Hal ini dikatakan krusial karena peserta akan sangat menentukan format pelatihan, memilih trainer yang tepat agar proses pembelajaran dapat sesuai sasaran.  Dengan mengetahui peserta training makan perancang program dapat menentukan format yang tepat dalam pelatihan. Adapun format yang diginakan apakah dengan menggunakan ruang kelas (classroom setting), belajar sendiri (self study – self journey), atau belajar dari pengalaman (experiental learning or learning by doing). Selain itu, dengan mengetahui siapa peserta pelatihan maka perancang program pelatihan akan dapat menggali lebih jauh berbagai informasi seperti:

  • apa saja persyaratan minimal (pendidikan, pengalaman dan ketrampilan) yang harus dipenuhi oleh peserta pelatihan untuk dapat mengikuti pelatihan?
  • apa dasar-dasar pengetahuan dan ketrampilan yang telah dimiliki peserta pelatihan, termasuk pelatihan apa saja yang pernah diikuti sebelumnya?
  • apa saja persyaratan yang harus dipenuhi oleh trainer/facilitator untuk dapat menyelenggarkan pelatihan? apakah akan menggunakan trainer dari dalam perusahaan atau menggunakan trainer dari luar?
  • Apa level jabatan peserta training dan jenis kompetensi apa yang harus ditingkatkan?

Dukungan / Support

Mengingat bahwa hal-hal yang mempengaruhi kinerja pegawai maupun perusahaan secara keseluruhan tidak hanya ditentukan oleh pelatihan, maka si perancang pelatihan harus benar-benar dapat memastikan bahwa ia mendapatkan dukungan dari berbagai pihak di dalam perusahaan. Dukungan tersebut adalah berupa komitmen dari para manager atau supervisor untuk menciptakan suasana yang kondusif bagi para peserta pelatihan untuk dapat menerapkan apa yang telah mereka pelajari dalam pelatihan. Suasana kondusif tersebut misalnya: menempatkan pegawai pada jabatan yang sesuai dengan kompetensinya, memberikan feedback tentang kinerja pegawai secara periodik, mendengarkan keluhan dan masalah yang dihadapi pegawai dalam menerapkan apa yang telah dipelajari, memberikan reward atau recognition bagi pegawai yang berhasil memenuhi standard kinerja yang diharapkan, menegur atau memberikan sanksi kepada pegawai yang tidak menunjukkan kinerja yang optimal, dsb. Komitmen tersebut amat penting diperoleh mengingat bahwa pelatihan bukanlah sarana yang tepat untuk mengendalikan hal-hal yang tidak memiliki hubungan dengan pengetahuan dan ketrampilan. Dengan perkataan lain pelatihan hanyalah merupakan sarana yang berguna untuk menghilangkan atau mengurangi adanya kesenjangan antara pengetahuan dan ketrampilan yang ada dengan yang diharapkan. Pelatihan tidak bisa dengan mudah dianggap sebagai sarana untuk mengurangi tingkat ketidakhadiran pegawai, mengatasi PHK atau perampingan perusahaan, meningkatkan gaji dan menciptakan motivasi kerja pegawai di lapangan. Pelatihan juga tidak akan serta merta melahirkan standard kinerja yang diharapkan jika di tempat kerja sehari-hari tidak ada kriteria penilaian tentang standard kinerja tersebut. Selain itu pelatihan tidak bisa menggantikan peran manager ataupun supervisor dalam memberikan feedback kepada bawahannya. Oleh karena itu, dalam analisis kebutuhan pelatihan si perancang program harus dapat memastikan bahwa pelatihan tidak akan disalahgunakan oleh pihak manajemen atau pun para manager  / supervisor untuk melepaskan tanggungjawab atas ketidakberhasilan mereka dalam mengatasi permasalahan yang ada. Sebaliknya pelatihan harus dipandang sebagai sarana pendukung bagi keberhasilan pihak manajemen atau paramanager/supervisor dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawab mereka. Tanpa adanya komitmen yang sungguh-sungguh dari pihak manajemen atau para manager/supervisor maka dapat dipastikan bahwa pelatihan hanya akan berjalan sukses di ruang kelas atau tempat pelaksanaan pelatihan saja.

 Biaya

Sekecil apapun kegiatan pelatihan pasti membutuhkan dana. Oleh karena itu amat penting untuk menghitung untung rugi dari pelaksanaan suatu pelatihan. Dalam hal ini si perancang program pelatihan harus mengumpulkan berbagai informasi yang menyangkut hal-hal seperti: biaya apa saja yang harus dikeluarkan untuk peserta pelatihan maupun trainer, apa keuntungan yang akan diperoleh dari pelatihan tersebut dan berapa lama hal itu bisa dicapai, apakah biaya pelatihan masih sesuai dengan budget yang ada, dsb. Salah satu cara yang cukup populer untuk menghitung untung rugi suatu pelatihan adalah dengan menentukan Return On Investment (ROI).

Menentukan Metode

Palaksanaan kegiatan TNA dapat direalisasikan dengan menggunakan metode –metode yang tepat sesuai dengan kondisi maupun budaya perusahaan. Dalam memilih metode yang tepat, maka harus dilihat terlebih dahulu sumber data yang ingin diperoleh. Adapun sumber data tersebut adalah :

  • Riset atau survey 
  • Penilaian kinerja (performance appraisal)
  • Perencanaan karir pegawai
  • Perubahan prosedur kerja dan perkembangan teknologi
  • Perencanaan SDM

Setelah mempertimbangakan sumber data yang sudah ditentukan, maka pelaksana TNA dapat memilih metode pengumpulan data. Adapaun metode yang lazim digunakan adalah :

  • Kuesioner
  • Obervasi
  • Wawancara
  • Focus group
  • Regular meeting
  • Mempelajari data perusahaan
  • Mempelajari uraian jabatan
  • Membentuk kelompok pakar/penasehat

Dengan mempertimbangkan uraian diatas, maka pelaksanaan training diharapkan berjalan sukses, artinya tidak menjadi program yang pragmatis. Pelaksanaan training yang yang ideal memang perlu adanya persiapan berupa Analisa kebutuhan pelatihan agar berjalan sistematis, terukur, dan menjadi program yang memberikan komtribusi pada perusahaan. Dengan pelatihan yang sistematis tersebut maka proses pencapaian Visi perusahaan niscaya akan terus meningkat karena kesenjangan kompetensi akan terus bergerak kearah kinerja yang diharapkan.

Sumber:
https://adeagunggunawanwarja.wordpress.com/
www.google.com