In House Training Job Analysis, Evaluation, and Work Load Analysis untuk Bagian HR PTK dan anak Perusahaan  26 – 28 Juli 1027

PPSDM Consultant sebagai konsutan yang bergerak dalam bidang pengembangan SDM mendapat kesempatan untuk melakukan workshop terkait dengan Job Analysis, Job Evaluation dan Work Load Analysis dari Pertamina Trans Kontinental.

Kegiatan workshop ini diikuti oleh ± 20 orang peserta yang berasal dari Pertamina Trans Kontinental dan beberapa anak perusahaan.

Berikut adalah ulasan materi yang disampaikan dalam 3 hari dari tanggal 26 – 28 Juli 2017, yang diselenggarakan di salah satu hotel di daerah Keramat – Senen – Jakarta Pusat.
…..

Salah satu fenomena yang muncul dewasa ini adalah adanya kebijakan pemberian sistem remunerasi yang masih belum sepenuhnya sesuai dengan harapan karyawan.

Sementara hal ini tidak dipungkiri bahwa sistem imbal jasa yang sesuai baik itu dari harapan karyawan ataupun kacamata manajemen memberikan sejumlah andil yang mampu memotivasi karyawan untuk menghasilkan kinerja yang tinggi.

Tidak hanya demikian dengan keberadaan sistem remunerasi efektif maka secara tidak langsung menunjang fungsi penting dalam pengelolaan Manajemen Sumber Daya Manusia dalam hal mengembangkan, memelihara serta mempertahankan SDM yang unggul.

Berbicara tentang sistem imbal jasa tidak pernah lepas dari peran analisa jabatan dan evaluasi jabatan di dalamnya. Analisa jabatan diaplikasikan untuk menyusun uraian jabatan yang diperlukan berikut persyaratannya. Perusahaan yang berhasil menerapkan uraian jabatan dan jenjang jabatan di dalam organisasinya akan memperoleh keuntungan lebih terutama dalam hal pendayagunaan serta pemberdayaan karyawan.

Sementara evaluasi jabatan sendiri merupakan tahapan kelanjutan dari analisa jabatan yaitu menilai suatu jabatan secara sistematik sehingga diketahui nilai relatif bobot jabatan dari suatu organisasi.
Hasil akhir yang diperoleh dari sana adalah bobot jabatan (job weight).

Tujuan dari melakukan analisa dan evaluasi jabatan ini sendiri beragam :

  1. Memperjelas penentuan hubungan internal antar jabatan (identifikasi struktur jabatan)
  2. Membantu dalam perencanaan SDM
  3. Membantu dalam kegiatan seleksi karyawan
  4. Sebagai upaya dalam pengembangan kompetensi serta pengembangan karir sebagai bagian dari pembinaan karyawan serta pengelolaan SDM
  5. Dasar yang adil untuk penempatan karyawan (promosi, mutasi, demosi)
  6. Peninjauan dan restrukturisasi organisasi
  7. Menghasilkan konsistensi dalam sistem kompensasi yang adil dan tepat

Melihat dari seluruh tujuan di atas maka benang merah yang dapat ditarik bahwa dengan keberadaan evaluasi jabatan di Perusahaan maka pihak manajemen memiliki tolak ukur untuk menetapkan sistem imbal jasa yang adil dan tepat.
Dimana tentu saja faktor utama yang menjadi pedoman dengan menentukan compensable factor yang sesuai melalui penilaian secara relatif dari satu jabatan dengan jabatan yang lain.

Jika evaluasi jabatan ini selesai dilakukan maka jabatan yang ada tersebut diurutkan mulai dari yang tertinggi hingga yang terendah sesuai dengan bobot jabatannya. Hal inilah yang kemudian disebut dengan istilah “Job Grading”.

Mengenai metode dalam melakukan evaluasi jabatan ada beberapa hal, diantaranya adalah :

  1. Metode kualitatif
    Relevan atau digunakan untuk organisasi yang berukuran kecil, dimana ada beberapa metode yang dijadikan acuan melakukan evaluasi jabatan :

    • Berdasarkan pada struktur Organisasi atau Hierarchy dalam suatu Organisasi. Menetapkan job grading berdasarkan atas posisi jabatan. Sebagai contoh : Jabatan President Director memiliki peringkat tertinggi dengan asumsi bahwa nilai jabatannya tinggi karena jabatan tersebut adalah paling puncak dalam struktur organisasi.
    • Metode Forced Ranking, penentuan grade berdasarkan konsensus dimana ada aturan main yaitu :
      1. Manajemen membuat team kecil diketuai Top Manajemen dan beberapa Manajer di level senior serta difasilitasi oleh Manajer SDM
      2. Manajer SDM disini mendukung ketersediaan data SDM terutama dari daftar jabatan di Perusahaan serta mengidentifikasikan aktivitas utama dari jabatan-jabatan tersebut.
      3. Team melalui konsensus atau melakukan kesepakatan melakukan peringkat atas jabatan tersebut.
    • Metode Job Classification, metode hampir sama dengan Forced Rangking namun lebih mengalami penyempurnaan dimana ada paparan narasi yaitu berupa uraian jabatan, tingkat kesulitan serta kualifikasi pemegang jabatan ikut menentukan dalam penentuan peringkat atas jabatan tersebut.
    • Metode Comparison, metode ini semakin lengkap dalam menentukan peringkat karena disertai aspek pertimbangan lain dalam penentuannya diantaranya resiko pekerjaan, pendidikan, pengalaman serta tanggung jawab atas jabatan tersebut.
  2. Metode kuantitatif
    Relevan digunakan oleh Perusahaan yang sudah besar dan tentu saja dengan manajemen yang lebih tertata. Mengingat metode ini menggunakan acuan analisa yang disebut Point Ratings/Factor Assesment atau familiar disebut sebagai Point System.

    •  Metode Point System memiliki sejumlah keunggulan disamping karena measure of job contentnya jelas yaitu melakukan penilaian jabatan hanya pada jabatan dan bukan pemegang jabatan. Diharapkan darisana metode ini mampu mengakomodir kebutuhan objectivitas dalam penyusunan kebijakan kompensasi dan remunerasi karena mampu memberikan nilai sesuai beban pekerjaan masing-masing serta mengurangi perdebatan.

Tahapan yang dilakukan adalah :

  1. Membentuk team penilai jabatan
  2. Memilih dan menyetujui Compensable Factor yang dipilih. Contoh dari Compesable Factor adalah :
    a. Pengetahuan dan Ketrampilan yang disyaratkan
    b. Tingkat kompleksitas pekerjaan
    c. Beban fisik yang diemban
    d. Tanggung jawab (accountabilities)
    e. Probabilitas Resiko
    f. Peran Jabatan dst…
  3. Menetapkan definisi dari tiap aspek yang menjadi Compensable Factor dengan bahasa sederhana dan mudah dipahami sehingga menghindari aspek kesalahpahaman
  4. Menyusun tingkatan level atas point jabatan yang ditentukan
  5. Nilai point total keseluruhan dikumpulkan oleh semua anggota team (Job Evaluation)
  6. Dalam setiap jabatan yang mempunyai point (range point) yang sama maka mempunyai grade (golongan) yang sama –

Job Grading.

Evaluasi jabatan ini sifatnya relatif dimana tentu saja akan berbeda di masing-masing perusahaan sesuai jabatan yang ada
serta tuntutan kebutuhan serta peran atas jabatan tersebut.

Terlepas dari mana yang akan dipilih dan menjadi acuan perusahaan dalam melakukan evaluasi jabatan perlu meninjau sejauh mana efektivitas sistem dan penerapannya di Perusahaan khususnya dalam menunjang peningkatan pengelolaan kualitas SDM di Perusahaan. Hal ini tentunya harus sejalan dengan upaya menjadikan karyawan yang ada sebagai asset yang bernilai serta menjadi motor penggerak pencapaian tujuan Perusahaan.